Wprowadzenie
Ponieważ wchodzimy właśnie w okres składania sprawozdań finansowych, zapraszam do lektury pierwszego wpisu z cyklu poświęconego obowiązkom sprawozdawczym związanym z zakończeniem i rozliczeniem roku obrotowego przez spółki prawa handlowego.
Kto powinien podpisać sprawozdanie finansowe?
Dla przypomnienia, od 1 października 2018 r. obowiązują w Polsce szczegółowe zasady podpisywania sprawozdań finansowych.
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, sprawozdanie finansowe sporządza się w formie elektronicznej w formacie XML. Dokument ten podpisuje:
-
kierownik jednostki, czyli każdy członek zarządu sprawujący funkcję w dniu sporządzenia sprawozdania, oraz
-
osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. główny księgowy lub biuro rachunkowe).
W przypadku zarządu wieloosobowego, sprawozdanie powinno zostać podpisane przez wszystkich członków zarządu pełniących funkcję w dniu jego sporządzenia.
Wszystkie podpisy muszą być opatrzone:
-
kwalifikowanym podpisem elektronicznym (zgodnym z rozporządzeniem eIDAS),
-
podpisem zaufanym (ePUAP), lub
-
podpisem osobistym (zamieszczanym na e-dowodzie).
Od 1 stycznia 2022 r. możliwe jest również podpisanie sprawozdania wyłącznie przez jednego członka zarządu. W takim przypadku:
-
pozostali członkowie zarządu muszą złożyć pisemne oświadczenie o zgodności sprawozdania z ustawą o rachunkowości, lub
-
uzasadnić odmowę podpisania sprawozdania.
Co istotne, takie oświadczenie:
-
nie wymaga podpisu kwalifikowanego (lub innego zaawansowanego podpisu elektronicznego),
-
może zostać złożone w zwykłej formie pisemnej.
To rozwiązanie jest szczególnie korzystne dla spółek, w których członkami zarządu są obcokrajowcy, ponieważ upraszcza procedurę i ogranicza konieczność posiadania przez wszystkich członków zarządu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub ePUAP.
Kiedy podpisać a kiedy zatwierdzić sprawozdanie finansowe?
Dzień sporządzenia sprawozdania finansowego nie musi pokrywać się z ostatnim dniem roku obrotowego (np. 31 grudnia), ale powinien przypadać nie później niż 3 miesiące po dniu bilansowym.
Jeżeli dzień bilansowy to 31 grudnia 2024 r., to sprawozdanie finansowe powinno zostać sporządzone najpóźniej do 31 marca 2025 r.
Data wpisana na sprawozdaniu (np. 20 marca 2025 r.) będzie dniem jego sporządzenia.
Z kolei dzień zatwierdzenia sprawozdania finansowego to dzień, w którym zwyczajne zgromadzenie wspólników (sp. z o.o.) lub zwyczajne walne zgromadzenie (s.a.), po rozpatrzeniu sprawozdania, podejmie uchwałę w sprawie zatwierdzenia (np. 11 czerwca 2025 r.). Zatwierdzenie sprawozdania powinno przypadać nie później niż 6 miesięcy po dniu bilansowym.
Kiedy złożyć sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie powinno zostać złożone do Repozytorium Dokumentów Finansowych KRS w terminie 15 dni od dnia podjęcia uchwały w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Zgłoszenie w imieniu spółki może zostać złożone przez osobę uprawnioną do reprezentacji spółki zgodnie z zasadami jej reprezentacji lub pełnomocnika na podstawie oświadczenia o posiadanym uprawnieniu do jej reprezentowania.
Jeżeli do zgłoszenia do RDF KRS zostały załączone dokumenty niepodpisane elektroniczne, zgłoszenie będzie można podpisać tylko Podpisem Zaufanym (Profilem Zaufanym).
Uwaga: niezłożenie zatwierdzonego sprawozdania finansowego w terminie do RDF KRS wiąże się z sankcjami, a odpowiedzialność za niedopełnienie tego obowiązku ponoszą członkowie zarządu.
Podsumowanie
Trwający okres zatwierdzania i składania sprawozdań finansowych przypomina o kluczowych obowiązkach zarządów spółek. Sprawozdania muszą być przygotowane w formacie XML i podpisane jednym z dostępnych zaawansowanych podpisów elektronicznych: kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym (ePUAP) lub podpisem osobistym (e-dowód).
W przypadku zarządów wieloosobowych sprawozdanie powinno być podpisane przez wszystkich członków zarządu. Od 2022 r. możliwe jest jednak jego podpisanie przez jednego członka zarządu, podczas gdy pozostali członkowie zarządu mogą złożyć pisemne oświadczenia, co znacznie upraszcza procedurę w przypadku zagranicznych menedżerów.
Sprawozdanie należy sporządzić najpóźniej 3 miesiące po zakończeniu roku obrotowego (np. do 31 marca 2025 r. dla roku kończącego się 31 grudnia 2024 r.), a zatwierdzić – maksymalnie 6 miesięcy po dniu bilansowym.
Na złożenie sprawozdania do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) spółka ma 15 dni od dnia jego zatwierdzenia. Warto pamiętać, że zgłoszenie może być podpisane tylko przez osoby uprawnione do reprezentacji spółki albo przez pełnomocnika.
Jeżeli masz pytania dotyczące podpisywania lub składania sprawozdania finansowego, zapraszam do kontaktu, aby omówić wszystkie formalności krok po kroku.
