Wstęp
Kontynuując cykl dotyczący zakończenia i rozliczenia roku obrotowego, w dzisiejszym wpisie odpowiem na pytanie, które powraca regularnie wśród zagranicznych członków zarządów spółek działających w Polsce. Odpowiedź na tytułowe pytanie brzmi: DocuSign bez integracji z zewnętrznym partnerem nie jest wystarczający do podpisania sprawozdania finansowego zgodnie z polskim prawem.
Co mówią przepisy?
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, sprawozdanie finansowe musi zostać sporządzone w formie elektronicznej (format XML) i podpisane przy użyciu:
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego (zgodnego z rozporządzeniem eIDAS), lub
- podpisu zaufanego (platformy ePUAP), ewentualnie
- podpisu osobistego (e-dowodu).
DocuSign oferuje tzw. „zaawansowany podpis elektroniczny”, który zasadniczo nie spełnia wymogów kwalifikowanego podpisu w rozumieniu polskich przepisów i z tego powodu nie może zostać wykorzystany do ważnego podpisania sprawozdania finansowego.
Ostatecznie wszystko zależy od tego, czy DocuSign obsługuje kwalifikowany podpis elektroniczny wydany przez dostawcę znajdującego się na unijnej Liście Zaufanych Podmiotów (EU Trusted List, ETL) (lista kwalifikowanych dostawców jest dostępna na stronie Komisji Europejskiej tutaj: https://eidas.ec.europa.eu/efda/trust-services/browse/eidas/tls/tl/PL).
Alternatywne rozwiązania dla zagranicznych członków zarządu
Od 1 stycznia 2022 r. możliwe jest uproszczenie tej procedury. Sprawozdanie może zostać podpisane tylko przez jednego członka zarządu. Pozostali mogą złożyć:
- pisemne oświadczenie o zgodności sprawozdania z ustawą o rachunkowości, lub
- pisemne uzasadnienie odmowy podpisania.
Takie oświadczenie może być złożone w zwykłej formie pisemnej i nie wymaga podpisu kwalifikowanego. To znacząco ułatwia sytuację spółek, w których w zarządach zasiadają zagraniczni menedżerowie, którzy nie posiadają kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub innego zaawansowanego podpisu elektronicznego.
Podsumowanie
Jeżeli przygotowujesz się do podpisania sprawozdania finansowego i zastanawiasz się, czy standardowy DocuSign wystarczy, odpowiedź brzmi nie, ponieważ wprawdzie stanowi zaawansowany podpis elektroniczny, ale nie spełnia wymogów polskiego prawa w zakresie podpisywania sprawozdań finansowych. Tylko DocuSign używany w połączeniu z kwalifikowanym certyfikatem podpisu wydanym przez zaufanego dostawcę może stanowić alternatywę dla kwalifikowanego podpisu elektronicznego w rozumieniu rozporządzenia eIDAS. W innym przypadku, aby zapewnić pełną zgodność z obowiązującymi zasadami sporządzania sprawozdania finansowego należy skorzystać wyłącznie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub e-dowodu. Warto także rozważyć skorzystanie z możliwość złożenia stosownego oświadczenia przez część zarządu.
Jeżeli masz pytania dotyczące podpisywania lub składania sprawozdania finansowego, zapraszam do kontaktu, aby omówić wszystkie formalności krok po kroku.
