Wprowadzenie
Zacznę od wyjaśnienia pojęcia „kadencji” i „mandatu”. Z pozoru oba pojęcia wydają się oznaczać to samo. Kadencja to okres, na który członek zarządu jest powołany w skład tego organu. Z kolei mandat to okres sprawowania funkcji (umocowania do pełnienia funkcji).
W tym miejscu zaznaczam, że o statusie członka zarządu i w szczególności jego uprawnieniu do reprezentowania spółki rozstrzyga mandat, który przesądza o rzeczywistym okresie sprawowania funkcji członka zarządu. Jeżeli jednak chcesz dowiedzieć się nieco więcej, zapraszam do dalszej lektury.
Rozwinięcie
Zarówno kadencja, jak i mandat rozpoczynają w dniu powołania do zarządu spółki. Określenie terminu zakończenia mandatu nie budzi większych wątpliwości. Mniej oczywistą kwestią jest data upływu kadencji oraz wzajemna relacja pomiędzy zakończeniem mandatu a kadencji.
Mandat członka zarządu wygasa z dniem przeprowadzenia zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia) zatwierdzającego roczne sprawozdanie finansowe (niezależnie od tego czy uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego została na nim przyjęta, czy też była tylko przedmiotem głosowania, ale nie uzyskała wymaganej większości głosów). Przeważnie rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Ponadto mandat wygasa w przypadku odwołania, rezygnacji lub śmierci piastuna organu.
Kadencja członka zarządu upływa w terminie uzależnionym od przyjętego w umowie spółki (statucie) sposobu liczenia kadencji. Przepisy Kodeksu Spółek Handlowych domyślnie stanowią, że kadencja jest liczona w pełnych latach obrotowych, o ile umowa spółki (statut) nie stanowi inaczej. W stanie prawnym obowiązującym przed nowelizacją KSH sposób liczenia kadencji budził kontrowersje. Nie wchodząc w prawnicze technikalia na potrzeby tego wpisu wystarczające będzie stwierdzenie, że ustawodawca przyjął rozwiązanie wskazane w uchwale Sądu Najwyższego z dnia 24 listopada 2016 r., III CZP 72/16, w której skład orzekający opowiedział się za teorią prolongacyjną i za sposobem liczenia kadencji w pełnych latach obrotowych.
W przypadku kadencji rocznej zakończy się ona z dniem przeprowadzenia ZZW (ZWZ) zatwierdzającego roczne sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok pełnienia funkcji. Z kolei w przypadku kadencji kilkuletniej (w przypadku spółki akcyjnej kadencja nie może przekraczać 5 lat) zakończy ona się z dniem przeprowadzenia ZZW (ZWZ) zatwierdzającego roczne sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok pełnienia funkcji.
W praktyce najczęściej występującym przypadkiem jest przesunięcie w czasie zakończenia mandatu (okresu umocowania do pełnienia funkcji) w stosunku do zakończenia kadencji (okresu powołania). Z uwagi na powiązanie przez ustawodawcę skutku w postaci wygaśnięcia mandatu z dniem odbycia obrad ZZW (ZWZ) zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za poprzedni pełny rok finansowy, mandat trwa pomimo upływu kadencji. Oznacza to wygaśnięcie mandatu w innym dniu, niż dzień upływu kadencji, o ile wspólnicy (akcjonariusze) nie postanowią o odmiennych zasadach liczenia kadencji.
Przykład
Jeżeli członek zarządu został powołany na roczną kadencję w dniu 20.06.2024 r., to pierwszym pełnym rokiem obrotowym sprawowania funkcji jest rok 2025. Jego kadencja nie zakończy się jednak faktycznie z dniem 31.12.2025 r., lecz z dniem zatwierdzenia sprawozdania finansowego za ten rok obrotowy i wygaśnięciem mandatu (najpóźniej 30.06.2026 r.). Natomiast, jeżeli w podanym przykładzie przyjmiemy, że członek zarządu został powołany na trzyletnią kadencję, to ostatnim pełnym rokiem obrotowym sprawowania funkcji jest rok 2027 a kadencja i mandat wygasną najpóźniej z dniem 30.06.2028 r. (w praktyce zdarza się, że roczne zgromadzenie odbywa się po terminie, ale to temat na odrębny wpis).
Warto pamiętać, że w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością istnieje możliwość bezterminowego powołania członka zarządu. W takim przypadku wygaśnięcie mandatu nie będzie w żaden sposób powiązane z upływem kadencji. Przykład bezkadencyjnego zarządu dobrze ilustruje różnicę pomiędzy kadencją rozumianą jako okres powołania a mandatem rozumianym jako okresem umocowania.
Podsumowanie
Choć pojęcia kadencji i mandatu często są stosowane zamiennie, mają odrębne znaczenie prawne. Kadencja to okres, na jaki członek zarządu został powołany zgodnie z umową spółki, natomiast mandat oznacza faktyczny okres pełnienia funkcji, który decyduje o prawie do reprezentowania spółki.
Mandat zazwyczaj wygasa z dniem odbycia zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy danej kadencji. Oznacza to, że mimo upływu kadencji mandat może trwać aż do zatwierdzenia sprawozdania. W spółkach z o.o. możliwe jest powołanie członka zarządu na czas nieokreślony, co dodatkowo uwypukla różnicę między kadencją a mandatem.
Rozróżnienie tych pojęć ma istotne znaczenie praktyczne, zwłaszcza w kontekście ważności decyzji podejmowanych przez zarząd i reprezentacji spółki.
Zakończenie
Na zakończenie z kronikarskiego obowiązku odnotowuję, że w orzecznictwie i piśmiennictwie reprezentowany jest także pogląd, zgodnie z którym kadencja oznacza czas trwania mandatu członka zarządu, o ile mandat nie wygaśnie z innych przyczyn niż upływ kadencji (rezygnacja, odwołanie lub śmierć).
