Z reguły posiedzenia zarządu odbywają się w miejscowości, w której znajduje się siedziba zarządu spółki. Przepisy Kodeksu spółek handlowych (KSH) nie określają miejsca, w którym należy przeprowadzić posiedzenie zarządu spółki kapitałowej lub spółki partnerskiej (w przypadku skorzystania przez partnerów z możliwości powołania zarządu) w przeciwieństwie do miejsca odbycia zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia, które zasadniczo powinno odbyć się w siedzibie spółki.
Przed podjęciem decyzji o przeprowadzeniu zgromadzenia za granicą należy zweryfikować czy umowa spółki lub statut bądź regulamin zarządu (o ile został przyjęty) rozstrzygają kwestie miejsca przeprowadzenia obrad. Jeżeli regulacje wewnętrzne spółki nie zawierają ograniczeń w tym zakresie, wówczas zarząd będzie mógł odbyć posiedzenie także poza granicami Polski.
Przeprowadzenie posiedzenia zarządu za granicą nie zwalnia z obowiązku sporządzenia protokołu takiego posiedzenia zgodnie z przepisami KSH.
W protokole należy wskazać porządek obrad oraz imiona i nazwiska obecnych członków zarządu, a także liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały. Dodatkowo w protokole należy odnotować odrębne zdanie zgłoszone przez członka zarządu wraz z jego ewentualnym umotywowaniem. Jeżeli umowa spółki (statut) lub regulamin zarządu nie wprowadza odmiennych postanowień, protokół powinien zostać podpisany przez przynajmniej przez członka zarządu prowadzącego posiedzenie lub zarządzającego głosowanie.
